Compliance oder Kollaps? Warum Unternehmen die Einsatzzeiten von Beauftragten unterschätzen

Benötigte Ressourcen – Wie viel Ressourcen brauchen wir?

Ermittlung der Einsatzzeiten von Betriebsbeauftragten im Umweltschutz und Umweltmanagement

Der effiziente Einsatz von Ressourcen ist ein zentraler Bestandteil eines funktionierenden Umweltmanagementsystems. Dies betrifft insbesondere die Betriebsbeauftragten für Umweltschutz, deren Aufgaben in Unternehmen zunehmend an Bedeutung gewinnen. Die Frage, wie viele Ressourcen dafür erforderlich sind, ist entscheidend für eine rechtskonforme, effiziente und nachhaltige Betriebsführung. Ein strukturierter Ansatz zur Ermittlung der notwendigen Einsatzzeiten ist unerlässlich, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen und das Umweltmanagementsystem (UMS) optimal zu betreiben.

Relevanz der Einsatzzeitermittlung

Betriebsbeauftragte für Umweltschutz tragen Verantwortung für zahlreiche umweltrelevante Bereiche, darunter:

• Abfallwirtschaft
• Gewässerschutz
• Immissionsschutz
• Energie- und Umweltmanagement
• Nachhaltigkeitsstrategien
• Compliance und Rechtsvorschriften

Die Anforderungen an diese Fachkräfte sind hoch, weshalb ihre Einsatzzeiten bedarfsgerecht kalkuliert werden müssen. Eine fehlerhafte oder zu knapp bemessene Ressourcenplanung kann zu ineffizienten Prozessen, erhöhten Risiken und potenziellen Gesetzesverstößen führen.

Herangehensweise zur Ermittlung des Ressourcenbedarfs

Die DIN SPEC 91424 bietet eine strukturierte Methode zur Bestimmung der notwendigen Kapazitäten für Umweltmanagement und Compliance-Aktivitäten. Die Ermittlung der erforderlichen Ressourcen basiert auf folgenden Faktoren:

1. Unternehmensgröße und -struktur
   • Anzahl der Standorte
   • Mitarbeiteranzahl
   • Produktionsprozesse und Umweltrelevanz
2. Gesetzliche und normative Anforderungen
   • Pflicht zur Bestellung eines Betriebsbeauftragten (z. B. nach BImSchG, KrWG, WHG)
   • Zusätzliche freiwillige Verpflichtungen (z. B. ISO 14001, EMAS)
3. Aufgaben und Verantwortlichkeiten
   • Art und Umfang der umweltrelevanten Tätigkeiten
   • Koordination mit anderen Abteilungen
   • Dokumentations- und Berichtspflichten
4. Risikobetrachtung und Auditierung
   • Regelmäßige interne Audits und Inspektionen
   • Schulungsbedarf der Mitarbeiter
   • Notwendige Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen

Modell zur Berechnung der Einsatzzeiten

Die DIN SPEC 91424 empfiehlt eine systematische Berechnung der Einsatzzeiten von Betriebsbeauftragten, die sich aus folgenden Komponenten zusammensetzt:

• Basiszeit: Grundlegende Tätigkeiten wie Dokumentation, Berichtswesen, Kommunikation mit Behörden.
• Spezifische Aufgabenzeit: Betreuung von Projekten, Umweltaudits, Beratung anderer Abteilungen.
• Reaktive Zeit: Unvorhergesehene Ereignisse wie Umweltvorfälle oder neue gesetzliche Anforderungen.

Ein typischer Ansatz ist die Berechnung nach dem „Activity-Based Costing“-Prinzip, bei dem pro Aufgabe eine spezifische Zeitzuweisung erfolgt. Dies kann in einem Zeitmodell dargestellt werden:

Aufgabenbereich	Durchschnittlicher Zeitaufwand pro Monat (Stunden)
Dokumentation und Berichte	20 – 40
Interne Schulungen und Beratung	10 – 30
Auditierungen und Begehungen	15 – 35
Kommunikation mit Behörden	10 – 20
Notfallmanagement	5 – 15
Projekte und Nachhaltigkeitsarbeit	20 – 50
Zusätzliche Zeit für QHSE-Beauftragte	10 – 40

Einbeziehung anderer Beauftragter aus dem QHSE-Bereich

Neben den klassischen Umweltbeauftragten sind in vielen Unternehmen weitere Beauftragte im Bereich Qualität, Gesundheit, Sicherheit und Umwelt (QHSE) tätig. Diese umfassen unter anderem:

• Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB)
• Arbeitsschutzbeauftragte
• Gefahrstoff- oder Brandschutzbeauftragte
• Energiemanagementbeauftragte

Ihre Tätigkeiten überschneiden sich teilweise mit denen der Umweltbeauftragten, was eine koordinierte Ressourcenplanung erforderlich macht. Abhängig von den betrieblichen Anforderungen kann der zusätzliche Zeitaufwand für diese Beauftragten zwischen 10 und 40 Stunden pro Monat variieren.

Herausforderung: Übernahme von Beauftragten-Aufgaben durch Fach- und Führungskräfte

Die Übernahme von Beauftragten-Aufgaben durch Fach- und Führungskräfte neben ihrer regulären Tätigkeit ist zunehmend herausfordernd und in vielen Fällen nicht mehr realistisch. Die Gründe dafür sind vielfältig:

1. Komplexität der Anforderungen
   • Die gesetzlichen und normativen Vorgaben für Umwelt-, Qualitäts-, Arbeitsschutz- und Energiemanagement werden immer umfangreicher.
   • Regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen sind erforderlich, um auf dem neuesten Stand zu bleiben.
2. Zeitliche Belastung
   • Fach- und Führungskräfte haben bereits hohe Verantwortung für ihre Kernaufgaben.
   • Die zusätzlichen Aufgaben als Beauftragte erfordern eine erhebliche Zeitinvestition, die oft nicht „nebenbei“ geleistet werden kann.
3. Spezialisierung der Aufgaben
   • Viele Themen erfordern tiefgehende Fachkenntnisse, z. B. rechtliche Compliance im Umweltbereich oder technische Anforderungen im Arbeitsschutz.
   • Der Umgang mit Behörden, Audits und Zertifizierungen erfordert Erfahrung und strategisches Vorgehen.
4. Risikomanagement und Haftung
   • Beauftragte tragen Verantwortung für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und können bei Verstößen haftbar gemacht werden.
   • Eine unzureichende Wahrnehmung dieser Aufgaben kann zu Bußgeldern oder Betriebsstilllegungen führen.

Lösungsansätze für Unternehmen:

• Feste Ressourcen für Beauftragte bereitstellen
  Statt Aufgaben auf Führungskräfte zu verteilen, sollten dedizierte Fachkräfte mit entsprechenden Freiräumen ausgestattet werden.
• Beauftragtenfunktionen bündeln
  Ein übergreifender QHSE-Manager könnte mehrere Beauftragtenrollen übernehmen, um Effizienz zu steigern.
• Externe Unterstützung einholen
  In kleineren Unternehmen kann die Beauftragung externer Spezialisten eine praktikable Lösung sein.
• Digitale Tools nutzen
  Moderne Softwarelösungen können helfen, Dokumentation und Berichtsprozesse effizienter zu gestalten.

Die Ermittlung der benötigten Einsatzzeiten von Betriebsbeauftragten im Umweltmanagement ist ein entscheidender Faktor für die Wirksamkeit des Umweltmanagementsystems und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Die DIN SPEC 91424 stellt eine hilfreiche Grundlage zur systematischen Berechnung und Optimierung der Ressourcen bereit. Unternehmen, die eine fundierte Bedarfsanalyse durchführen, vermeiden Engpässe und sichern eine nachhaltige sowie gesetzeskonforme Umweltstrategie.