Das interne Auditwesen aus Sicht der DIN EN ISO 19011:2018

Das interne Auditwesen spielt eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung und Verbesserung der Effektivität eines Managementsystems. Die DIN EN ISO 19011:2018 definiert klare Leitlinien für interne Audits, um sicherzustellen, dass Organisationen ihre Prozesse, Produkte und Dienstleistungen kontinuierlich verbessern können. In diesem Fachartikel werden die wichtigsten Aspekte des internen Auditwesens gemäß der DIN EN ISO 19011:2018 untersucht und erläutert.

Einführung in die DIN EN ISO 19011:2018

Die DIN EN ISO 19011:2018 ist eine internationale Norm, die Richtlinien für das Auditmanagement und die Durchführung von Audits in Organisationen bereitstellt. Sie ist darauf ausgerichtet, sicherzustellen, dass interne Audits effektiv, effizient und konsistent durchgeführt werden, unabhängig von der Art des Managementsystems oder der Branche.

Grundprinzipien des internen Auditwesens

Gemäß der DIN EN ISO 19011:2018 beruht das interne Auditwesen auf mehreren grundlegenden Prinzipien:

1. Unabhängigkeit und Objektivität: Interne Auditoren müssen unparteiisch und unabhängig von den zu prüfenden Prozessen und Ergebnissen sein, um objektive Bewertungen vornehmen zu können.
2. Vertraulichkeit: Alle Informationen, die während des Auditprozesses gesammelt werden, müssen vertraulich behandelt werden, um die Integrität des Audits und der Organisation zu wahren.
3. Kompetenz und Verantwortung: Auditoren müssen über die erforderlichen Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen verfügen, um Audits professionell durchführen zu können. Die Verantwortung für die Ergebnisse des Audits liegt beim Auditteam und der Leitung der Organisation.
4. Systematischer Ansatz: Interne Audits sollten systematisch geplant, durchgeführt und bewertet werden, um konsistente und zuverlässige Ergebnisse zu gewährleisten.

Schritte im Auditprozess

Die DIN EN ISO 19011:2018 definiert einen klaren Prozess für die Durchführung interner Audits, der die folgenden Schritte umfasst:

1. Planung des Audits: Dies umfasst die Festlegung des Auditumfangs, der Ziele, Kriterien und des Zeitplans sowie die Auswahl der Auditoren und die Vorbereitung von Auditplänen und -dokumentationen.
2. Durchführung des Audits: Während dieser Phase sammeln die Auditoren Informationen, überprüfen Prozesse, dokumentieren Befunde und kommunizieren mit den Auditierten, um ein umfassendes Verständnis der Auditierten zu erhalten.
3. Bewertung der Ergebnisse: Die gesammelten Informationen werden analysiert und bewertet, um Stärken, Schwächen und Verbesserungspotenziale des Managementsystems zu identifizieren.
4. Kommunikation der Ergebnisse: Die Ergebnisse des Audits werden den relevanten Parteien, einschließlich der Leitungsebene, mitgeteilt, um notwendige Maßnahmen zur Verbesserung zu ermöglichen.
5. Follow-Up: Abschließend werden Maßnahmen zur Korrektur von Nichtkonformitäten oder Verbesserungsvorschlägen verfolgt, um sicherzustellen, dass die gewünschten Verbesserungen umgesetzt werden.

Bedeutung für Organisationen

Die Einhaltung der Richtlinien der DIN EN ISO 19011:2018 für das interne Auditwesen bietet Organisationen zahlreiche Vorteile, darunter:

• Verbesserung der Prozessqualität und Effizienz
• Identifizierung von Risiken und Chancen
• Stärkung des Vertrauens von Stakeholdern und Kunden
• Erfüllung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen
• Kontinuierliche Verbesserung des Managementsystems

Das interne Auditwesen gemäß der DIN EN ISO 19011:2018 ist ein wesentliches Instrument für Organisationen, um die Leistungsfähigkeit ihrer Managementsysteme zu bewerten und kontinuierlich zu verbessern. Durch die Anwendung der in dieser Norm festgelegten Prinzipien und Verfahren können Organisationen sicherstellen, dass ihre internen Audits effektiv, objektiv und wertschöpfend sind, was letztendlich zur Erreichung ihrer Geschäftsziele beiträgt.

Aufbau eines Auditwesens im Unternehmen: Grundlagen und Best Practices

Ein effektives Auditwesen ist für Unternehmen unerlässlich, um die Einhaltung von Standards, die Identifizierung von Risiken und die kontinuierliche Verbesserung ihrer Prozesse sicherzustellen. Der Aufbau eines Auditwesens erfordert eine sorgfältige Planung, klare Strukturen und die Einbeziehung aller relevanten Stakeholder. In diesem Beitrag werden die wichtigsten Aspekte des Aufbaus eines Auditwesens im Unternehmen beleuchtet.

1. Festlegung von Auditzielen und -umfang

Der erste Schritt beim Aufbau eines Auditwesens besteht darin, klare Ziele und den Umfang der Audits festzulegen. Dies umfasst die Bestimmung der zu prüfenden Bereiche, wie Qualitätsmanagement, Informationssicherheit oder Umweltmanagement, sowie die Festlegung der spezifischen Ziele jedes Audits, wie die Überprüfung der Einhaltung von Standards oder die Identifizierung von Verbesserungspotenzialen.

2. Benennung von Auditoren und Auditteams

Die Auswahl qualifizierter Auditoren und die Bildung von kompetenten Auditteams sind entscheidend für den Erfolg des Auditwesens. Auditoren sollten über das erforderliche Fachwissen, die Erfahrung und die Fähigkeiten verfügen, um Audits professionell durchführen zu können. Darüber hinaus ist es wichtig, sicherzustellen, dass Auditteams eine ausgewogene Mischung aus internen Mitarbeitern und externen Experten umfassen, um Objektivität und Unabhängigkeit zu gewährleisten.

3. Entwicklung von Auditplänen und -verfahren

Die Entwicklung detaillierter Auditpläne und -verfahren ist ein wesentlicher Bestandteil des Aufbaus eines Auditwesens. Auditpläne legen den Zeitplan, die Ressourcen und die Methoden für die Durchführung von Audits fest, während Auditverfahren die spezifischen Schritte und Anforderungen für jeden Auditprozess beschreiben. Es ist wichtig, dass Auditpläne und -verfahren flexibel genug sind, um sich an sich ändernde Anforderungen und Bedingungen anzupassen.

4. Durchführung von Audits

Die eigentliche Durchführung von Audits erfordert eine gründliche Vorbereitung, sorgfältige Datenerhebung und objektive Bewertung der Ergebnisse. Während des Auditprozesses sollten Auditoren eng mit den Auditierten zusammenarbeiten, um ein umfassendes Verständnis der geprüften Prozesse und Systeme zu gewinnen. Es ist wichtig, dass Audits transparent und respektvoll durchgeführt werden, um das Vertrauen der Auditierten zu erhalten und die Effektivität der Audits zu maximieren.

5. Berichterstattung und Follow-Up

Nach Abschluss eines Audits ist es entscheidend, die Ergebnisse klar und präzise zu dokumentieren und zu kommunizieren. Auditberichte sollten die festgestellten Stärken, Schwächen und Verbesserungspotenziale objektiv darlegen und konkrete Empfehlungen für Maßnahmen zur Verbesserung enthalten. Darüber hinaus ist ein effektives Follow-Up-Verfahren erforderlich, um sicherzustellen, dass empfohlene Maßnahmen umgesetzt und Wirksamkeit der durchgeführten Maßnahmen bewertet werden.

Ein gut etabliertes Auditwesen ist ein wesentlicher Bestandteil eines effektiven Managementsystems und trägt maßgeblich zur Sicherstellung der Qualität, Compliance und kontinuierlichen Verbesserung von Unternehmen bei. Durch die sorgfältige Planung, Auswahl qualifizierter Auditoren, Entwicklung von Auditplänen und -verfahren sowie eine transparente Berichterstattung können Unternehmen sicherstellen, dass ihr Auditwesen effektiv und effizient arbeitet und einen echten Mehrwert für das Unternehmen schafft.

Voraussetzungen von internen Auditoren und Auditteams

Interne Auditoren und Auditteams spielen eine entscheidende Rolle bei der Überwachung und Verbesserung von Managementsystemen in Unternehmen. Ihre Kompetenz und Qualifikationen beeinflussen direkt die Effektivität und Glaubwürdigkeit interner Audits. In diesem Beitrag werden die wesentlichen Voraussetzungen von internen Auditoren und Auditteams beleuchtet, um die Qualität und Zuverlässigkeit von Audits sicherzustellen.

1. Fachliche Kompetenz

Interne Auditoren sollten über fundierte Kenntnisse und Fachkompetenz in den relevanten Bereichen verfügen, die von den zu prüfenden Managementsystemen abhängen. Dies kann ein Verständnis für Qualitätsmanagement, Umweltmanagement, Informationssicherheit oder andere spezifische Standards und Vorschriften umfassen. Eine solide Ausbildung und fortlaufende Weiterbildung sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass Auditoren über aktuelles Wissen und Fähigkeiten verfügen, um komplexe Probleme zu verstehen und zu bewerten.

2. Audit- und Prüfungserfahrung

Erfahrung in der Durchführung von Audits und Prüfungen ist ein wesentlicher Bestandteil für effektive interne Auditoren. Auditoren sollten über Erfahrung in der Planung, Durchführung, Berichterstattung und Nachverfolgung von Audits verfügen, um den gesamten Auditprozess professionell zu managen. Die Fähigkeit, komplexe Informationen zu analysieren, Risiken zu bewerten und fundierte Empfehlungen abzugeben, ist entscheidend für die Qualität der Auditarbeit.

3. Kommunikationsfähigkeiten

Interne Auditoren müssen über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügen, um effektiv mit verschiedenen Stakeholdern zu interagieren. Dies umfasst die Fähigkeit, klare und präzise Fragen zu stellen, komplexe Konzepte verständlich zu erklären und Ergebnisse überzeugend zu präsentieren. Ein respektvoller und proaktiver Kommunikationsstil ist wichtig, um das Vertrauen der Auditierten zu gewinnen und eine positive Zusammenarbeit während des Auditprozesses zu fördern.

4. Unabhängigkeit und Objektivität

Interne Auditoren müssen unabhängig und objektiv sein, um die Integrität und Glaubwürdigkeit des Auditprozesses zu gewährleisten. Sie sollten frei von Interessenkonflikten sein und sich auf die Fakten und Beweise konzentrieren, um fundierte Bewertungen vorzunehmen. Es ist wichtig, dass Auditoren frei von Einflüssen sind, die ihre Unparteilichkeit beeinträchtigen könnten, und dass sie sich strikt an ethische Standards und Richtlinien halten.

5. Teamfähigkeit und Zusammenarbeit

Da interne Audits oft in Teams durchgeführt werden, ist Teamfähigkeit und Zusammenarbeit eine weitere wichtige Voraussetzung für interne Auditoren. Auditoren müssen in der Lage sein, effektiv mit anderen Teammitgliedern zusammenzuarbeiten, Informationen zu teilen, Aufgaben zu koordinieren und gemeinsam Lösungen zu finden. Ein respektvolles und unterstützendes Arbeitsumfeld fördert eine produktive Teamarbeit und trägt zur Effektivität von Auditteams bei.

Die Voraussetzungen von internen Auditoren und Auditteams sind vielfältig und anspruchsvoll. Durch eine Kombination aus fachlicher Kompetenz, Erfahrung, Kommunikationsfähigkeiten, Unabhängigkeit und Teamarbeit können interne Auditoren einen wertvollen Beitrag zur Überwachung, Bewertung und Verbesserung von Managementsystemen in Unternehmen leisten. Die kontinuierliche Entwicklung und Weiterbildung von Auditoren ist entscheidend, um sicherzustellen, dass sie den sich ständig ändernden Anforderungen und Herausforderungen des Auditwesens gerecht werden können.

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