Die Prozessorientierung – was es wirklich bedeutet!

Das Wort Prozessoptimierung speist sich aus den beiden Begriffen Prozess und Optimierung. Unter einem Prozess versteht man gemeinhin einen Vorgang von einem Ausgangszustand hin zu einem Endzustand. Der Begriff Optimierung bezeichnet eine Verbesserung. Grundsätzlich kann man Prozessoptimierung also als Verbesserung von zeitlich bestimmten Vorgängen definieren.

Der Begriff ist bereits seit langem in Wirtschaft und Verwaltung etabliert. Hier meint man mit Prozessoptimierung die stetige Vereinfachung, Beschleunigung und Verbesserung von Transportwegen, Geschäftsabläufen, Kommunikationsservices und Produktionsverfahren. Folglich ist die Prozessoptimierung ein wichtiger Punkt auf der Planungsagenda der meisten Unternehmen und Institutionen.

Vorhaben und Realität – selten ein und dasselbe

Prozessoptimierung ist ein Schlagwort in den Richtungsgesprächen und Konzeptionsmeetings der meisten Firmen. Was könnte die kommenden Geschäftsjahre besser einleiten als eine Festlegung effizienterer, schnellerer, verlässlicherer und einfacherer Arbeitsprozesse? Aus diesem Grund erarbeiten verschiedenste Task Forces vielversprechende Konzepte zur Verbesserung der Arbeitsprozesse.
Dabei sind vollmundige Ankündigungen und hochtrabende Zielsetzungen aber viel häufiger als zielorientierte Pläne mit praktischer Umsetzung. Problematisch ist nicht nur die große Diskrepanz zwischen Vision und Realisierung, sondern auch der oftmals praktizierte Fokus auf einem der Optimierungsaspekte. Diese Herangehensweise basiert noch auf rückständigen Geschäftsstrukturen, wie sie sich zum Beispiel in klar getrennten Abteilungen mit monopolisiertem Kompetenzbereich und wenig interner Vernetzung zeigen.

Daher lautet eines der wichtigsten Leitworte bei der Prozessoptimierung: Ganzheitlichkeit. Von der ersten Idee, vom ersten Entwurf bis zum Zeitpunkt, an dem Kunden das fertige Produkt erhalten, müssen alle Prozesse in einem ganzheitlichen Plan bedacht werden. Macht die Optimierung bei einem Glied in der Kette Halt, sorgt dies nicht nur für einen Qualitätsverlust des finalen Produkts bzw. der schlussendlichen Dienstleistung. Darüber hinaus behindert ein mangelhafter Schritt auch die anderen Schritte. Nur ein holistischer Ansatz gewährleistet, dass alle Arbeitsschritte verbessert werden und letzten Endes perfekt ineinander greifen.

Vorhaben sind schnell formuliert, Entschlüsse rasch gefasst, doch damit die Pläne auch in die Realität übertragen werden, benötigt man Sorgfalt, Präzision und Entschlossenheit bei der dezidierten Ausarbeitung der einzelnen Schritte. Wenn das Projekt gelingen soll, müssen alle Eventualitäten berechnet und sämtliche Arbeitsschritte perfekt abgestimmt werden.

Synergieeffekte durch interne Vernetzung

Prozessoptimierung setzt also ein reibungsloses Ineinandergreifen aller Schritte voraus. Was einfach klingt, ist in Wahrheit häufig eine schwierige Aufgabe. Auch heutzutage sind in vielen Betrieben und Institutionen lange Kommunikationswege zwischen den einzelnen Abteilungen die Regel.

Die Effizienz der Unternehmenskommmunikation krankt an räumlichen und sektoralen Trennungen. Oftmals sind Mitarbeiter einzelner Abteilungen im restlichen Betrieb beinahe unbekannt und an den Vorgängen in anderen Abteilungen vollends unbeteiligt. Wenn aber die eine Abteilung nicht weiß, was die andere macht, kann die Übergabe des Staffelstabs bei der Prozessoptimierung nicht zufriedenstellend gelingen.

Aus diesem Grund ist es unerlässlich, den Wunsch nach Prozessoptimierung gleichzeitig auch mit einer Reformierung der Unternehmensstruktur zu verbinden. Kürzere Wege zwischen den Abteilungen, Fortbildungen in Schnittstellenbereichen und abteilungsübergreifendes Teambuilding tragen für ein verbessertes Zusammenspiel Sorge. Auf diese Weise gewährleistet man nicht nur eine Anpassung der Corporate Identity, sondern baut Hindernisse zwischen einzelnen Arbeitsschritten ab. Es lohnt sich auch, einzelne Abteilungen als Expertengruppen zu betrachten, die zwar in einer Hinsicht überdurchschnittlich qualifiziert sind, jedoch auch zumindest rudimentäre Kenntnisse bezüglich anderer Arbeitsbereiche besitzen.

Grundsätzlich sollten daher alle Expertengruppen eines Arbeitsprozesses bei Richtungsgesprächen zur Prozessoptimierung vertreten sein und ihre Stimme einbringen. Indem alle gemeinsam das jeweilige Konzept entwerfen, sind sämtliche Abteilungen mit dem Plan vertraut und können entsprechende Schritte einleiten. Wenn klar ist, wie die vorherigen Arbeitsschritte aussehen und welche Anknüpfungspunkte eine Abteilung für die kommenden Schritte liefern muss, spart man einerseits Zeit und Aufwand bei der Abwicklung sämtlicher Arbeitsschritte und stellt zugleich eine höhere Qualität des Prozessabschlusses sicher.

Ob der Sprung in die moderne Form der Unternehmenskommunikation gelingt, ist abhängig von der Flexibilität und Wandlungsfähigkeit des Unternehmens. Flexibilität und Wandlungsfähigkeit wiederum basieren auf der Bereitschaft der Führung wie auch der Belegschaft. Es sind keine Tugenden, die ein Unternehmen hat oder nicht. Bereitschaft zu Wandel und Flexibilität ist eine Entscheidung. Es handelt sich um eine Chance. Jedes Unternehmen kann sich neu orientieren, alte Strukturen lösen und für mehr interne Vernetzung sorgen.

Abteilungsübergreifende Unternehmenskommunikation gibt Unternehmen den Schlüssel in eine erfolgreiche Zukunft in die Hand.

Fortschritt durch Prozessoptimierung – wie Sie es richtig machen!

Nun gut, Prozessoptimierung und abteilungsübergreifende Kommunikation gehören zusammen. Aber wie genau lässt sich prozessoptimiertes Arbeiten in die Tat umsetzen?

Hier kommt zuallererst die Digitalisierung ins Spiel. Es klingt abgedroschen, doch viele Unternehmen vertrauen noch zu stark auf analoge Kommunikationswege. Während ein Telefonat wesentlich mehr Zeit kostet als eine Nachricht beim Kurznachrichtendienst und ein Fax erhöhtes Papieraufkommen bewirkt, bietet der digitale Informationstransport eine schnelle und allseits zugängliche Alternative.

Darüber hinaus gibt es mittlerweile eine Vielzahl an Arbeitsverwaltungssoftwares. Projekttools wie Asana fördern die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und helfen dabei, den zeitlichen Rahmen für Zielsetzungen einzuhalten. Verwaltungssoftwares bieten in der Regel ein gemeinsames Dashboard an, auf dem alle wichtigen Projekte und Projektschritte verzeichnet sind. Die zugehörigen Ordner oder Kommunikationswege können mittels Passwörtern ver- und entschlüsselt werden. Auf diese Weise können die verschiedensten Abteilungen bei Bedarf auf Informationen und Zwischenstände zugreifen.

Auch banal erscheinende Kleinigkeiten wie eine betriebsinterne Gruppe bei einem Anbieter wie WhatsApp tragen zu einer gesteigerten Vernetzung bei. Als schöner Nebeneffekt ergibt sich außerdem ein vertrauterer Umgang unter den Angestellten, der wiederum in eine höhere Identifikation mit dem Unternehmen mündet.

Kürzere Wege, sowohl im analogen (Lieferung, Zustellung) als auch im digitalen (Kommunikation) Bereich, sowie eine stärkere informationelle und funktionelle Vernetzung zwischen den Abteilungen ermöglichen einen reibungslosen Ablauf von Anfang bis Ende. Läuft die Maschinerie erst einmal ohne Probleme, können auch Maßnahmen zur Prozessoptimierung wesentlich besser greifen.

Wenn alles glatt laufen soll – Hilfe vom Experten

Prozessoptimierung ist ein vielversprechender, aber auch anspruchsvoller Ordnungspunkt auf der Geschäftsagenda. Es gilt, Abstand vom eingefahrenen Arbeitsablauf zu gewinnen und mit einem möglichst objektiven Blick potenzielle oder existierende Schwachstellen in den eigenen Unternehmensstrukturen zu erkennen. Dies erfordert jedoch ein hohes Maß an Differenzierung und Detailblick. Oftmals hilft es daher, bei der Prozessoptimierung eine zusätzliche Partei einzuschalten. Diese kann den Status quo unvoreingenommen in Augenschein nehmen und eine ungeschönte Diagnose stellen, um die Prozessoptimierung anzustoßen und den perfekten Plan zu entwickeln.

Unser Unternehmen hat viel Erfahrung im Bereich Prozessoptimierung gesammelt. Wir bieten daher Expertenkenntnisse an, die Ihnen im Rahmen einer Zusammenarbeit punktuell und ganzheitlich zur bestmöglichen Lösung verhelfen. Sie können uns in beratender Funktion anfragen oder Ihre Belegschaft von uns schulen lassen. Sollten Sie Interesse an einer produktiven Hilfestellung durch die Andrawas Consulting Group haben, freuen wir uns auf Ihre Anfrage. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass die Prozessoptimierung maximalen Erfolg mit sich bringt.