Kanban, eine Anleitung für Einsteiger

Möchten Sie gerne wissen, was hinter dem Schlagwort Kanban steckt? Wir haben die Kanban-Methode für Sie unter die Lupe genommen und verraten Ihnen, welche Schritte den Weg zu einem erfolgreichen Workflow-Management bereiten.

Kanban kommt ursprünglich aus der Fertigung und wurde im Laufe der Zeit auch von Softwareentwicklern entdeckt. Mittlerweile wird es in den unterschiedlichsten Branchen und in den verschiedensten Geschäftsbereichen erfolgreich verwendet.

Ein Blick in die Vergangenheit: Woher stammt Kanban?

Die Ursprünge von Kanban reichen bis in die 40er Jahre des vergangenen Jahrhunderts zurück. In dieser Zeit entwickelte Toyota eine Methode des Arbeitsmanagements. Es handelt sich dabei um die ersten Ansätze der Just-in-Time Produktion. Im Grunde geht es darum, dass sich die Produktion an der Nachfrage durch die Kunden orientiert und nicht an bestimmten Mengen, die im Vorhinein festgelegt werden. Das Ziel war die Verringerung von Verlusten, ohne dass es zu Beeinträchtigungen bei der Produktion kommt.

Das Wort Kanban kommt aus dem Japanischen und bedeutet so etwas wie visuelles Signal. Ein einfaches Kanban-Board besitzt drei Spalten, die je nach Bedarf erweitert werden können:

Spalte 1: angefordert
Spalte 2: in Bearbeitung
Spalte 3: erledigt

Dieses einfache Board zeigt anschaulich den Ablauf eines Workflows und verdeutlicht wo, es Engpässe gibt.

Im Grunde geht es bei der Kanban-Methode also darum, Aufgaben und Arbeitsschritte zu visualisieren. Diese Visualisierung erfolgt klassisch auf einem Whiteboard, einem sogenannten Kanban-Board. Mittlerweile gibt es auch moderne Software-Tools, die für die Organisation und das Projektmanagement eingesetzt werden.

Bei Kanban ohne Softwareunterstützung werden einzelne Aufgaben einfach auf Notizzetteln notiert. Legt man mit einer Aufgabe los, rutscht der Notizzettel eine Spalte weiter in die Rubrik „In Bearbeitung“. Immer dann, wenn sich der Bearbeitungsstatus verändert, wandert die Notiz eine Spalte weiter.

So behält man stets den Überblick über den aktuellen Status einer Aufgabe und sieht auf einen Blick, was noch zu erledigen ist. Ein Kanban-Board wird von einer Einzelperson oder auch von einem ganzen Team genutzt. Wird jedem Mitglied des Teams eine Farbe für seinen Notizzettel zugeordnet, kann er oder sie den Status seiner Aufgaben bildlich gut nachverfolgen.

Diese Methode ist übrigens nicht nur in Unternehmen ein gutes Hilfsmittel, sie eignet sich auch für die private Anwendung. Sie bringt Ordnung in To-do-Listen und lässt sich sehr gut in einer Excel-Liste praktizieren.

Kanban erfolgreich im Unternehmen einsetzen

Wie gut es mit der Umsetzung von Kanban im Unternehmen klappt, hängt von einer durchdachten Vorbereitung ab. Erst dann, wenn der Workflow im Unternehmen wirklich verstanden wird, lässt sich Kanban sinnvoll einsetzen. Etwas, das man nicht versteht, kann man auch nicht verbessern. Daher ist es so besonders wichtig, dass Produktionsprozesse eindeutig definiert werden und der Fluss der Aufgaben gemeinsam im Team besprochen wird.

Ist das erledigt, kann es mit der Visualisierung losgehen. Dafür benötigen Sie ein Board mit Spalten und Karten. Jede Karte steht für ein Arbeitselement und jede Spalte des Kanban-Boards für einen Schritt im Workflow. Nun können Sie damit beginnen, mit diesem einfachen Board zu arbeiten. Ist ein Punkt erledigt, ziehen Sie die Karte oder den Klebezettel einfach aus der „zu erledigen“ in die „erledigt“-Spalte.

Welche Vorteile bietet Kanban?

Kanban hilft erster Linie dabei, den Blick auf das Wesentliche zu fokussieren. Oft beeinträchtigt das ständige Hin- und Herschalten zwischen mehreren Aufgaben den Fluss der Arbeit. Auch Multitasking wirkt häufig wie Sand im Getriebe. Kanban sorgt hier für Work-in-Progress-Limits, begrenzt also die laufende Arbeit. Erst mit diesen Limits werden aus Arbeitsschritten Kanban-Elemente.

Diese Begrenzung funktioniert folgendermaßen: Pro Phase gibt es eine maximale Anzahl von Elementen. So kann eine Karte nur dann in den nächsten Bereich überwechseln, wenn dieser auch tatsächlich die entsprechenden Kapazitäten besitzt. Das ist ein wichtiger Punkt. Diese Grenzen zeigen sehr rasch auf, wo es in Workflow hakt und wo man genauer hinsehen muss.

Die zentrale Idee von Kanban ist die Schaffung eines reibungslosen Flusses. Damit ist die Bewegung der Arbeitsschritte durch den gesamten Produktionsprozess gemeint. Je gleichmäßiger und schneller die Arbeit sozusagen fließt, desto höher ist die Produktion und damit die Wertschöpfung. Das minimiert betriebliche Risiken und Kosten, die durch Verzögerungen entstehen.

Vorteile in produzierenden Unternehmen

In der Produktion punktet Kanban mit einer schlanken Lagerhaltung, mit Just-in-Time-Logistik von in der Produktion benötigten Teilen und mit einer effektiven und doch dezentralen Steuerung. Die einzelnen Karten vermerken wichtige Daten wie etwa Menge, Lagerort oder Artikelnummer. So erhält die vorgeschaltete Produktionsstufe das Signal, dass neue Bauteile gebraucht werden und das Teilelager weiß, welche Produkte es welche Mengen nachbestellen muss. Die Kanban-Karte ist in diesem Fall die Bestellkarte der Produktion. Sie löst eine Art Resonanzwelle aus, die von der Produktion bis hin zum Lieferanten reicht. Das Kanban-Element kann aber auch als Identifikationskarte für erneut zu bestellende oder produzierende Bauteile verwendet werden. Die Methodik verbindet benachbarte Produktionsstufen zu einem Regelkreis. So lassen sich aufeinanderfolgende Stufen problemlos koordinieren. Das vermeidet Insellösungen und öffnet den Weg zu sicheren, harmonischen und effizienten Produktionsprozessen.

Kanban und Digitalisierung

Nach den historischen Hintergründen und der grundsätzlichen Funktionsweisen von Kanban möchten wir uns jetzt dem Kanban von heute zuwenden. Dieses ist vor allem durch die Digitalisierung geprägt. Mit dem Fortschreiten der digitalen Möglichkeiten hat sich auch Kanban Schritt für Schritt verbessert. Digitale Kanban-Board-Lösungen sind heute ein effektives Werkzeug zur Bewältigung von Problemen in Produktionsbetrieben. Das gilt insbesondere für global agierende Unternehmen, deren Teams oft an vielen unterschiedlichen Standorten agieren.

Die Arbeit an einem Whiteboard direkt vor Ort ist in diesem Fall schwer möglich. Die Lösung sind digitale Whiteboards, auf die jeder Mitarbeiter unabhängig von seinem Standort zugreifen kann. Sie sind ein sehr effektives Werkzeug, um verstreut agierende Teams auf einen gemeinsamen Wissensstand zu bringen. Jedes Teammitglied kann von jedem Endgerät aus problemlos und zu jeder Zeit darauf zugreifen und sich in Echtzeit den Stand der Dinge anzeigen lassen.

Moderne digitale Lösungen verfügen zudem über intelligente Analysemöglichkeiten, über die man Leistung detailliert nachverfolgen kann. Engpässe lassen sich auf diese Weise gut erkennen und nötige Änderungsschritte zeitnah setzen. Digitale Kanban-Boards können zudem einfach in andere Systeme integriert werden. Das erweitert die Analysemöglichkeiten und sorgt für noch mehr Effizienz.

Zusammenfassung

Der Einstieg in Kanban ist oft mit einigen Mühen verbunden, bringt aber handfeste Vorteile. Die Visualisierung der Arbeit mit Kanban-Boards spart Zeit und erhöht die Effektivität. Ausschlaggebend für den Erfolg ist eine evolutionäre Herangehensweise. Die Lösungen sollten immer aus dem Unternehmen selbst kommen und nicht ein von anderen Organisationen aufgezwungener Fremdkörper sein, der in einem ganz anderen Kontext entwickelt wurde. Der Zugang ist leicht, denn Kanban kann im Prinzip über jeden vorhandenen Prozess oder Workflow gelegt werden. So lassen sich Probleme erkennen, ohne dass erst umfassende Änderungen in die Wege geleitet werden müssen.

 

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