Managementsysteme – mehr als nur eine Kundenanforderung

Als Managementsystem wird das Gerüst der Prozesse und Abläufe bezeichnet, die einem Unternehmen helfen alle Aufgaben und Tätigkeiten reibungslos zu bewältigen. Managementsysteme helfen also, geplant, systematisch und gezielt die Politik und die Ziele eines Unternehmens zu verfolgen.

Seit 1983 im Gespräch

Die Geschichte von Managementsystemen geht zurück ins Jahr 1985. Damals startete gerade die Debatte um Qualitätsmanagement und Qualitätssicherungssysteme. Zu dieser Zeit brachte die Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Qualitätssicherungssystemen mbH (DQS) [1] das erste Zertifikat nach ISO 9001 heraus. Erste Gespräche über eine solche Zertifizierung fanden bereits 1983 zwischen dem Deutschen Institut für Normung e.V. (DIN) und der Deutschen Gesellschaft für Qualität e.V. (DGQ) statt. Deutschland zählte zu diesem Zeitpunkt zu den ersten Ländern, die eine derartige Zertifizierung ausgaben. Seit den 1990er Jahren heißen die Qualitätssicherungssysteme „Managementsysteme”.

Managementsysteme müssen nicht dem ISO 9001 entsprechen. Es gibt mittlerweile einige weitere ISO-Zertifizierungen, wie zum Beispiel ISO 14001, ISO 27001 und andere. Ein Unternehmen ist im Regelfall jedoch nicht gezwungen ein zertifiziertes Managementsystem einzuführen.

PDCA und Managementsystemnormen

Alle Managementsysteme folgen einem einfachen roten Faden [2]. Dieser rote Faden wird kurz PDCA genannt.

P = Plan (Planen)
D = Do (Ausführen)
C = Check (Prüfen)
A = Act (Optimieren)

PDCA wird stetig wiederholt. So findet ein ununterbrochener Optimierungsprozess statt. Dabei wird der Fokus jedoch nicht nur auf einen einzelnen Prozessabschnitt gelegt. Es werden alle Prozesse und deren Zusammenspiel im ganzen Unternehmen einzeln und in ihrer Gesamtheit untersucht.

Es gibt verschiedene Normen für Managementsysteme. Das Bayerische Staatsministerium für Wirtschaft und Medien, Energie und Technologie [3] hat eine Zusammenfassung der grundlegendsten Anforderungen verfasst. Dabei wurden die nachstehenden Punkte festgehalten:

• Kontext der Organisation
• Relevante Parteien
• Verantwortung der Unternehmensleitung
• Risikobasiertes Denken
• Bedeutung der Kennzahlen
• Legal Compliance
• Dokumentation des Managementsystems

Kontext der Organisation

Hierunter werden die internen und externen Einflüsse verstanden, die auf ein Unternehmen wirken. Dabei können interne Einflüsse beispielsweise die Innovationskraft, die Unternehmenskultur und die Mitarbeiterstruktur sein. Als externe Einflüsse lassen sich die Marktanforderungen, die öffentliche Wahrnehmung, die Standortbedingungen und die Konkurrenzsituation nennen. Ein Unternehmen muss sich in Bezug auf das Managementsystem mit allen externen und internen Faktoren auseinandersetzen. Es ist von großer Bedeutung die Chancen und Risiken zu ermitteln.

Relevante Parteien

Unter relevanten Parteien werden die sogenannten Stakeholder verstanden. Auch hier muss sich das Unternehmen über alle externen und internen Stakeholder bewusst werden. Nachdem die Stakeholder identifiziert wurden, werden die Erwartungen und Anforderungen sowie der Einfluss dieser Parteien auf das Unternehmen untersucht. Je nach Ergebnis sollten abschließend entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.

Verantwortung der Unternehmensleitung

Ein Managementsystem funktioniert nur so gut, wie es in ein Unternehmen implementiert ist. Die Verantwortung für ein optimal implementiertes Managementsystem liegt in der Unternehmensführung. Managementsysteme werden dadurch in die strategische Unternehmensplanung einbezogen.

Risikobasiertes Denken

Durch risikobasiertes Denken können Chancen und Risiken rechtzeitig erkannt werden. Ziel eines Managementsystems ist es, die Risiken zu minimieren. Managementsysteme sollen also vorbeugen.

Bedeutung der Kennzahlen

Unter diesem Gesichtspunkt werden nicht nur die gängigen Kennzahlen eines Unternehmens definiert. Vielmehr sollen auch Umweltaspekte berücksichtigt werden. Das Managementsystem verlangt von Unternehmen, dass sie

1. die erforderlichen Ressourcen definieren und benennen
2. die Ergebnisse der Unternehmensprozesse definieren
3. die Verantwortlichkeiten und Befugnisse erteilen
4. Indikatoren für die Prozessdurchführung, -Steuerung und -Bewertung bestimmen und nutzen

Legal Compliance

Für Unternehmen kann es fatale Folgen haben, gegen Gesetze und Vorgaben zu verstoßen. Legal Compliance ist die Anforderung, sich sowohl als gesetzliche als auch an behördliche und freiwillige Verpflichtungen zu halten. Um die Anforderung zu erfüllen, müssen im ersten Schritt alle Anforderungen, Gesetze und Verpflichtungen identifiziert werden. Anschließend sollte der IST-Zustand ermittelt werden. Sobald Abweichungen erkannt werden, müssen Maßnahmen zur Korrektur geplant, umgesetzt und kontrolliert werden. Da sich die Vorgaben für Unternehmen regelmäßig ändern können, ist es unumgänglich, regelmäßige Kontrollen durchzuführen.

Dokumentation des Managementsystems

Die Dokumentation des Managementsystems wird jedem Unternehmen selbst überlassen. Die Leitung kann wählen, in welchem Ausmaß und wie das Managementsystem dokumentiert werden soll. Wichtig ist, dass eine Dokumentation stattfindet.

Vorteile eines Managementsystems

Laut der DQS [1] dienen Managementsysteme dazu, Transparenz zu schaffen, Komplexität zu reduzieren und Handlungssicherheit zu geben. Doch das ist nicht alles. Ein optimal implementiertes Managementsystem bietet zudem die nachstehenden Vorteile [4]:

• Reflektierte Beobachtung der Produkt- und/oder Dienstleistungsqualität
• Beachtung der individuell zutreffenden Gesetzgebungen für den Umweltschutz, Arbeitsschutz und für das betriebliche Gesundheitsmanagement
• Optimierung der Unternehmensprozesse und der relevanten Schnittstellen
• Verbesserung der Kommunikation intern und extern
• Identifikation und Reduktion von Doppelarbeit
• Verbesserung der Transparenz im Unternehmen
• Optimierung des Dokumentationsaufwandes
• Reduktion von Fehlern
• Ausbau des Know-Hows alles Mitarbeiter
• Verbesserung der Mitarbeitermotivation
• Systematische Förderung der Mitarbeiter

Wettbewerbsfähigkeit, Ressourceneffizienz, Methodenkompetenz und Prozessoptimierung

Was bedeutet das nun für Unternehmen? Ganz einfach: Wettbewerbsfähigkeit, Prozessoptimierung, Ressourceneffizienz, Methodenkompetenz und Umweltbewusstsein. Das hat 2017 die Studie „Managementsysteme und das Management natürlicher Ressourcen” der prolytics market research GmbH in Dortmund herausgefunden [5]. Besonders die Umweltfaktoren, also inwiefern ein Unternehmen umweltbewusst handelt, wird in Zukunft immer mehr an Bedeutung gewinnen. Dieser Ausblick wurde vom Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und nukleare Sicherheit [6] gegeben.

Weiterhin konnte nachgewiesen werden [7], dass sich durch gute Managementsysteme sowohl die Mitarbeiter- als auch die Kundenzufriedenheit auf Dauer verbessert. Durch die stetige Prozessoptimierung und -Überprüfung werden Arbeitsunfälle und krankheitsbedingte Ausfälle der Mitarbeiter reduziert.

Auch der TÜV [8] zertifiziert Unternehmen nach den ISO-Normen und bestätigt die oben genannten Vorteile eines funktionierenden Managementsystems.

Schnittstellen zu anderen Bereichen

Wie bereits aufgezeigt, regulieren die Normen für Managementsysteme die unterschiedlichsten Unternehmensbereiche. Generell haben integrierte Managementsysteme Schnittstellen mit nahezu allen Management Bereichen des Unternehmens [3]. Dazu gehören:

• Arbeitsschutzmanagement
• Energiemanagement
• Informationssicherheit
• Nachhaltiges Management
• Qualitätsmanagement
• Risikomanagement
• Technisches Sicherheitsmanagement
• Umweltmanagement

Natürlich ist es möglich, statt ein einheitliches integriertes Managementsysteme eher bereichsspezifische einzuführen. Da dann jedoch viele Systeme nebeneinander laufen, kommt es häufig zu Unklarheiten bezüglich der Zielsetzung. Daher ist es besser, die einzelnen Managementsysteme zu einem integrierten Managementsystem zusammenzufügen.

Ein integriertes Managementsystem öffnet den Weg zu einer definierten und für das Unternehmen passenden Zielsetzung. Es lassen sich klare und unmissverständliche Vorgaben ableiten, die zu jeder Zeit überprüft werden können. Die zukünftigen ISO-zertifizierten Managementsysteme werden nach der sogenannten High Level Structure ausgerichtet. Die Normen der Managementsysteme erhalten eine einheitliche Struktur und können so effizient und leicht ineinander integriert werden.

Quellen:
[1] https://www.dqs.de/blog/qualitaet/historie-iso-9001/
[2] https://www.eversonline.de/dienstleistungen/managementsysteme/59-managementsysteme-nutzen/162-din-spec-91020-gesundheitsmanagementsysteme
[3] https://www.stmwi.bayern.de/fileadmin/user_upload/stmwi/Publikationen/2016/2016-03-29-Managementsysteme_ba.pdf
[4] https://www.bad-gmbh.de/dienstleistungen/managementsysteme/vorteile/
[5] https://www.qualityaustria.com/news/die-vorteile-von-managementsystemen/

[6] https://www.bmu.de/themen/wirtschaft-produkte-ressourcen-tourismus/ressourceneffizienz/ressourceneffizienz-worum-geht-es/
[7]https://www.bad-gmbh.de/dienstleistungen/managementsysteme/vorteile/
[8] https://www.tuv.com/germany/de/lp/systeme/kombizertifizierung/menu/vorteile-ims/